Евгения Ни – Вице-президент Air Astana по управлению персоналам и административным вопросам. Евгения имеет многолетний опыт работы в компании, в настоящее время отвечает за процессы управления персоналом, а также курирует вопросы охраны труда, защиты окружающей среды и административно-хозяйственной деятельности.
ЦИФРОВАЯ ЭВОЛЮЦИЯ
Цифровизация – это очень динамичный и, можно сказать, эластичный процесс. Начиная его, компания расставляет приоритеты и реализует задачи по ним. В одном случае на этом процесс затормаживается, бизнес работает на внедренных технологиях и лишь обновляет их годы спустя. В других случаях, цифровизация, проникнув в одну сферу бизнеса, начинает распространяться и на другие. От чего это зависит? Конечно, от потребностей бизнеса и от того, как их понимает топ-менеджмент.
Air Astana с начала своей деятельности, а именно с 2002 года, имела ряд разрозненных бизнес- систем, что типично для всех начинающих компаний. В 2009 году мы начали внедрять интегрированную систему ERP (Enterprise Resource Planning – система планирования ресурсов предприятия) на базе Oracle E-Business Suite, для того чтобы повысить свою эффективность в управлении внутренними процессами.
Однако первым заметным для рынка шагом стало наше вхождение в e-commerce: в 2008 году у клиентов Air Astana появилась возможность покупать билеты онлайн, а мобильное приложение появилось в 2013 году. Нельзя сказать, что мы одни шли таким путем, скорее это был общий тренд в мировой авиа-индустрии. Далее мы продолжили совершенствовать внутренние бизнес-процессы
Вы можете себе представить, насколько удобнее это стало для экипажа. Бэк-офис тоже в выигрыше: им больше не нужно заносить данные с бумаг, которые члены экипажа сдают в офис – документы, заполненные онлайн, сразу же появляются в системе.
На планшеты мы перенесли и работу команд наземного обслуживания, которые подготавливают борт к полету: теперь супервайзеры могут видеть в режиме реального времени статус обслуживания рейса и задержки, видеть, что борт прошел линейный технический осмотр, что он заправлен, в него загрузили бортовое питание, багаж. Это стало таким промежуточным этапом, который касался и сотрудников, и клиентов. Меня, как HR-управленца, цифровизация касается в части упрощения документооборота между компанией и сотрудниками, сокращение бюрократии.
HR – ЦИФРОВИЗАЦИЯ
После автоматизации части HR процессов через ERP систему в 2010 году мы начали второй этап цифровизации HR. Уходило огромное количество времени для обработки документов, которые должны сопровождать каждого сотрудника в нашей компании. Расширение штата не казалось мне правильным решением. Набирать больше людей в HR все время, пока растет бизнес –неэффективный подход. Ситуация усугублялась тем, что очень много наших сотрудников живут в самых разных городах Казахстана либо постоянно летают. Чтобы головной офис мог собирать все подписанные документы (возьмем, хотя бы, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним), у нас существует внутренняя почта. Мешки писем каждый день приходили в HR, там было все – от заявлений до служебных записок, которые нужно было разбирать и сортировать. При этом сохранялся риск их утери. Все это должно работать не так.
Как это исправить – мы знали, но отказаться от бумажного документооборота не могли в силу существовавших тогда законодательных ограничений. И, лишь после принятия в 2016 году поправок в Трудовой Кодекс РК, признающих электронные документы, подписанные ЭЦП, мы смогли перевести весь наш внутренний документооборот, в том числе такие важные документы, как трудовой договор, в электронный формат.
Сейчас все наши сотрудники пользуются системой электронного документооборота, в которой сотрудники получают уведомления, когда им необходимо подписать трудовые документы, а также видят необходимые шаблоны заявлений, могут подписать их с помощью ЭЦП и дать им ход, менеджеры могут подтверждать и согласовывать документы. Понимая, что большинство наших сотрудников не сидит в офисе за лэптопами, мы сделали мобильное приложение KC-App – что-то вроде внутренней соцсети с функционалом самообслуживания и дополнительными функциями мессенджера, доски объявлений и т.д.
Есть так же отдельный сервис KC-Fly, через который происходит управление всеми командировками и льготными поездками. В этом сервисе сотрудник сам подает заявку на поездку, получает подтверждение, выбирает подходящий рейс, выписывает на него билет. Если это льготная поездка, то сотруднику важно видеть заполняемость рейса и свои шансы на него попасть, эта система также контролирует, чтобы сотрудники вовремя получили свои суточные, если они отправляются в командировку.
ЗАЧЕМ СМЕЩАТЬ ФОКУС НА СОТРУДНИКОВ?
Мы убеждены, что настроение и расположение клиентов к компании напрямую зависит от вовлеченности и отношения к своей работе сотрудников организации. «Счастливый сотрудник – счастливый клиент» – правило, которого мы придерживаемся в работе с персоналом и выстраивании внутреннего сервиса.
Представьте члена экипажа, весь месяц летающего по графику, который не стыкуется с рабочими часами офиса. Чтобы вовремя подписать необходимые документы, ему было необходимо приезжать в офис в свой выходной день.
СКОЛЬКО СТОИТ ЦИФРОВИЗАЦИЯ?
В самом начале все думают, что цифровизация – это очень дорого. Но технологии развиваются: то, что было очень дорого вчера, сегодня стоит гораздо дешевле. Конечно, если бизнес маленький, он ограничен в ресурсах, и должен решать очень много операционных задач. Но, потратив какие-то ресурсы на автоматизацию процессов, он может выиграть время спустя. Что касается стоимости проектов, и стоит ли тратить такие деньги, я считаю, что каждая компания решает сама. Нам ясны наши цели, и мы видим связь между конечным сервисом для пассажиров и удовлетворенностью наших сотрудников.
ПОКУПАТЬ ИЛИ СОЗДАВАТЬ?
Часть программ мы покупали, поскольку они были достаточно универсальными и удовлетворяли всем нашим требованиям. К тому же, часто такой софт имеет функцию «донастройки», когда под конкретного клиента создаются нужные функции. Но не меньше решений было создано нашими внутренними разработчиками. Кроме того, мы всегда своими силами развиваем уже запущенные проекты: улучшаем приложения, облегчаем процессы на основе обратной связи от сотрудников. Однако это всегда очень индивидуально: что-то дешевле купить, что-то создать. Но, чтобы создать, нужно иметь штат отличных разработчиков, что может позволить не каждый бизнес-проект.
«Корпорация» - это совместный проект Vласти и «Самрук-Қазына», в котором ведущие эксперты рассказывают аудитории о современных методах управления бизнесом. Идея проекта – показать казахстанским бизнесменам на локальных и международных кейсах, как новые подходы меняют производство, логистику, маркетинг и планирование в компаниях разного масштаба.