Будучи экспертом в эффективном управлении временем, я видела слишком много людей, которые откладывали свои дела на работе, потому что думали: «Я сделаю это потом». И, к сожалению, если вы делаете ставку на будущее, это редко означает достижение эффективных результатов. Подобная установка лишь приводит к личной дезорганизации, потому что люди не пользуются возможностью выполнять задания сразу, а когда наступает «позже», начинают чувствовать себя виноватыми и измотанными.
Если вы не захотите предпринять сознательное усилие по изменению своего поведения, неэффективное планирование времени сегодня приведет к неэффективной работе завтра. Представляем вашему вниманию два подхода, направленных на повышение продуктивности.
Не откладывайте на завтра. Если вы склонны говорить себе, что сделаете работу позже — например, вечером или на выходных — вы тем самым лишь увеличиваете свои шансы на затягивание выполнения задач в течение дня. Правда состоит в том, что у вас редко получается выполнять свои задачи позднее действительно эффективно. Потому что вы чувствуете усталость и досаду от того, что у вас никогда не бывает времени, когда вы не ощущаете чувство вины.
Чтобы преодолеть этот психологический барьер, нужно исключить вариант, когда вы откладываете работу на потом. Бросайте вызов себе, чтобы находить время завершать поставленные задачи в течение дня. Внимательно посмотрите на список задач и примерно рассчитайте, сколько времени у вас займет на их выполнение. Например, если в конце месяца вам нужно сделать презентацию, определите, сколько времени займут сбор информации, составление презентации и ее разбор вместе с командой коллег. Затем определите время в вашем расписании между настоящим моментом и самой презентацией, чтобы вы смогли спланировать, когда каждый этап по ее подготовке должен быть завершен.
Сведите к минимуму вероятность изменений в вашем расписании. Если вы сидите в интернете большую часть дня и пытайтесь оправдать свои действия тем, что закончите всю работу позже — этим вы только подвергаете себя расстройству. Когда вы попытаетесь взяться за работу, вы или почувствуете вину за низкую продуктивность, ощущение которой вас будет только отвлекать, или будете напрягаться так сильно, что быстро устанете.
К счастью есть способ перехитрить свой разум. Исследования, проведенные поведенческим экономистом Говардом Рахлином, показывают, что курильщикам, которым говорили сократить вероятность изменения в их привычках в курении — то есть, например, курить одно и то же количество сигарет в день — постепенно начинали курить меньше. Хотя им и не говорили, что нужно меньше курить. Фокусируя свое внимание на том факте, что при выкуривании пачки сигарет сегодня, им нужно будет выкурить пачку завтра и послезавтра, выкуривание пачки представлялось менее привлекательным.
Этот же принцип можно применить и к эффективному управлению вашим временем. И вместо того, чтобы говорить себе «Да, я могу полдня сидеть в интернете, ведь у меня еще целая неделя, чтобы сделать свой объем работы», спросите себя: «Хочу ли сидеть в интернете по полдня всю свою жизнь?». И возможно ответ будет таким: «Конечно же, нет». И это время можно потратить на куда более полезные вещи.
Используйте настоящий момент с умом и не откладывайте на завтра. И это поможет вам в достижении поставленных целей. Если у вас на работе есть проект, который вы откладываете уже несколько месяцев, подумайте о том, как вы можете применить вышеописанные подходы уже сегодня.
Harvard Business School Publishing Corp.
Перевод для Vласти — Нины Кузнецовой