Каждый начинающий бизнесмен обречен узнать, что бизнес – это не только идеи, переговоры и сделки, но и счета, договоры, налоги и отчеты. Vласть поговорила о том, как с этим справиться, когда нет знаний и времени, с тремя героями: водителем-рекордсменом в Uber и «Яндекс Такси», руководителями популярного проекта «Давай сходим» и опытным бухгалтером, которая без тени сомнения оставила стабильную работу, чтобы помочь в разработке сервиса онлайн-бухгалтерии Buhta.kz.
Buhta.kz – онлайн сервис, позволяющий бизнесменам вести бухгалтерию отдаленно: получать оперативные консультации, оформлять любые документы и отчеты. Сервис освобождает от необходимости вести бухгалтерию самостоятельно или нанимать бухгалтера в штат.
Алма Токтар, бухгалтер онлайн бухгалтерии Buhta.kz
Я считаю, что творческие люди, люди бизнеса не должны тратить свое драгоценное время на бухгалтерию. Потому что у каждого – своя профессия.
Расскажу, как родилась «Бухта»: Асет (Асет Нурпеисов, генеральный директор Buhta.kz - V.), я и еще одна наша коллега – мы сокурсники. Мы много лет сидели за одной партой в «Нархозе» и у Асета постоянно рождались классные идеи.
Один раз он мне звонит и просит порекомендовать хорошего бухгалтера для одного своего проекта. Как оказалось, бухгалтер нужен был для «Бухты». Я выслушала идею, и тут же говорю: «Давай, я буду!».
Первый наш офис располагался на кухне у Асета. Асет, я и наш второй соучредитель – технический директор Рауан Маемир, садились и обсуждали, что предложить нашим будущим клиентам по бухгалтерии. Рауан, кстати, сам реализовывал все наши пожелания. Сайт нашего сервиса buhta.kz – это полностью его работа.
Лет в 15 я четко знала, что буду бухгалтером. Для меня это вовсе не занудство какое-то, ничего подобного. Мне нравится быть бухгалтером.
Было совершенно не страшно уходить в этот стартап с работы типичного офисного клерка, потому что, насколько я знаю Асета, если он загорелся идеей, он ее реализует. Поэтому я с удовольствием покинула прежнюю работу «с 9 до 18:00» и зарплатой 31 числа. Сейчас работы очень много. При этом нет недовольства, если на часах «18:05», а я еще общаюсь с клиентами.
В прошлом году мы арендовали новый офис. «Выросли» из кухни. В штате уже 10 человек. Клиентов порядка 700, а в самом начале было 10.
Кто наши клиенты? В основном это творческие молодые люди. Я всегда шучу, что, если собрать наших клиентов, можно открыть отличное ивент-агентство. С нами работают все популярные вайнеры, блогеры, фотографы, дизайнеры, видеооператоры, танцоры, преподаватели и водители такси.
Недавно мы запустили приложение на айфон, в ближайшие месяцы – запустим на андроид. Мы хотим оптимизировать и облегчить бухгалтерскую часть для начинающих и продолжающих бизнесменов. Они не должны тратить время, например, на вбивание счета-фактуры. У меня, например, 3 диплома бухгалтера. Для меня все это – легко. Для новичка – сложно.
Как мы работаем? Обычно начинающий бизнесмен получает ЭЦП в ЦОНе и не знает, что дальше делать. Если он приходит к нам, мы консультируем, какой налоговый режим и какую форму налоговой отчетности ему стоит выбрать, открываем ему ИП или ТОО, открываем расчетный счет в банке, делаем печать. Наша идея – предоставить бизнесмену весь юридический и бухгалтерский пакет в одном месте. Далее мы ведем его учет, оформляем первичную документацию, выставляем счета на оплату, готовим закрывающие документы: счета-фактуры, акты выполненных работ.
Мы также сдаем отчеты в налоговый комитет и департамент статистики – у всех разные, в зависимости от вида деятельности. Допустим, у водителей Uber есть ежеквартальный отчет по загрязнению окружающей среды, и они должны отчитаться за использованное топливо.
Мы можем подготовить шаблон договора, который наш клиент будет заключать уже со своими клиентами, прописать там все моменты и риски, важные для его бизнеса. Для этого в штате есть юристы.
Всю информацию, все отчеты, которые мы даем, наши клиенты видят в своем аккаунте в приложении или на сайте. Клиент сам заходит в онлайн-сервис и может сделать любой нужный ему документ, вбив в поля цифры и реквизиты. Либо попросить нас сделать это, просто написав «сделайте счет на оплату такой-то компании на такую-то сумму». Стоимость услуги, кстати, от этого не зависит.
Мы стараемся очень быстро обслуживать наших клиентов. Максимальное время ожидания запроса – полчаса. Я засекала, на то, чтобы сделать счет-фактуру и отправить клиенту, уходит полторы минуты. Сейчас мы внедряем еще и круглосуточную поддержку наших клиентов.
Мы хотели бы вырасти, в наших планах – обслуживать 10 000 клиентов постоянно. Конечно, это приведет и к увеличению штата. Все должно быть сбалансировано. Мы хотим, чтобы и наши сотрудники были мотивированы работать у нас.
На сегодняшний день, допустим, ведение ИП по упрощенному режиму налогообложения обходится клиенту в 10 000 тенге в месяц. Туда входит все: налоговые отчеты, ежемесячные статотчеты, консультации, разъяснение вопросов, все документы по текущей деятельности.
Мы сознательно отказались от разовых консультаций. Бухгалтерия, это такой род деятельности, где правильнее будет работать постоянно с базой клиентов на основе абонентской платы. Потому что именно для такого формата постоянного сотрудничества мы и разрабатывали онлайн-сервис. Еще нам важно знать, как складывался бизнес у клиента до нас. Если были какие-то ошибки или нарушения налогового режима в прошлом, мы все исправляем. Потому что второе такое нарушение может повлечь за собою штраф. Мы должны все учитывать.
Многие хотят получить услуги разово. Я всегда отвечаю, что, закрывая вам единожды налоговую отчетность, человек не несет никакой ответственности. Через несколько лет (5 лет – проверяемый период) налоговая может найти ошибку, выставить штраф, и вы уже не найдете того «бухгалтера». Мы же несем ответственность за нашу работу, и это четко прописано в договоре.
Бакдаулет Бекжанов и Алишер Тойгулиев, руководители проекта «Давай сходим»
Основная наша деятельность – реклама мероприятий и заведений по нашим информационным каналам – паблики в соцсетях и сайт проекта «Давай сходим». У нас отдельно работает офис в Алматы, есть офис в Астане, и сейчас продвигаем Шымкент.
Мы работаем уже 5 лет. Первые 2 года мы «вели» бухгалтерию сами: в Excel и блокнотиках что-то считать пытались. Потом увеличился объем работы, времени на бумажную волокиту осталось мало, да и объем «бумажных» дел вырос. Мы поняли, что не можем сами вести бухгалтерию: нужно было искать бухгалтера или отдавать процесс на аутсорсинг.
Мы выбрали второй вариант, потому что он удобнее и экономичнее: штат не расширяется, не требуется дополнительных затрат и коммуникаций. С тобой работает компания, которая буквально «дарит» тебе покой. Забываешься совершенно, мысли об отчетах тебя больше не отвлекают, концентрируешься на идеях и проектах для работы.
Выбирая, кому отдать нашу бухгалтерию, мы смотрели несколько компаний. Чаще всего попадались компании «старого типа», для которых скорость не в приоритете, и онлайн-сервиса, конечно, там не было.
Ребята из «Бухты» в своем сервисе очень правильно выстроили коммуникацию с клиентами. Они внедрили современные технологии, чтобы клиент мог быстро отправить запрос и так же быстро получить ответ. Все, что нужно для МСБ, там есть. Это отдельный сервис, в котором ты постоянно коммуницируешь с бухгалтерами, либо сам выполняешь часть простейших процедур.
Юридически мы товарищество с ограниченной ответственностью, и уже 3 года мы с «Бухтой». Взаимодействуем мы ежедневно. К нам приходит клиент, ему нужен счет. Этот счет я очень просто делаю сам, вбивая сумму и реквизиты в приложении или прошу бухгалтера из «Бухты» сделать счет на нужную сумму. Ежемесячно они начисляют зарплату нашим сотрудникам, делают все нужные отчисления. Каждые полгода, в зависимости от наших оборотов, они платят наши налоги.
С нашим ростом рос и пакет нужных нам услуг. Конечно, это влияло на цену. Сейчас все, что для нас делает «Бухта» обходится нам в 90 тысяч тенге ежемесячно. Это очень недорого для нашего типа компаний.
Мы постоянно взаимодействуем с сервисом и высказываем свои пожелания. К нашим пожеланиям всегда прислушиваются. Последний пример – нам внедрили мульти-аккаунт. У нас помимо ТОО есть еще ИП, которую мы также хотели обслуживать через сервис «Бухты». Нам сделали отдельную вкладку, где мы под одним аккаунтом могли бы менять предприятия. До этого приходилось постоянно выходить и заново логиниться. Теперь стало очень удобно следить за несколькими юрлицами. Это как в Instagram теперь можно выбирать несколько аккаунтов.
Руслан Нугаев, водитель такси
Водитель-рекордсмен? Да, было у меня такое. Первое время Uber, чтобы мотивировать водителей, каждую неделю присылал отчетность: кто из водителей на 1, 2, 3 месте. И мне очень захотелось быть первым, я поставил перед собой такую задачу. Недели 3-4 подряд я занимал 1 место. Мой рекорд – 196 заказов за неделю. И получил я, соответственно, почти по 1000 тенге за заказ. При том, я успевал спать и кушать (смеется). Я сам по натуре – игрок, и делал это просто из спортивного интереса, ради флажка победителя. Потом я перешел в «Яндекс Такси», и тоже, пока были такие соревнования между водителями, я сумел подвинуть действующего в тот момент лидера.
Как только в Казахстан пришел Uber, нам объяснили, что для работы нужно каждому открывать ИП. 4 июня 2016 года «Бухта» была на презентации, и предложила нам свои услуги. Я отдал им все нужные документы, они открыли мне ИП.
До этого я не сталкивался вообще с необходимостью вести бухгалтерию, а бухгалтер в штате – это очень дорого и не нужно в таких случаях, как мой.
Мое впечатление о «Бухте»: они очень современные, по почте все присылают, работают быстро, все отчеты сдают вовремя. Есть специальный сайт, где я могу все просматривать.
Какие бухгалтерские документы мне нужны? Знаете, это как у Карнеги про хорошего и плохого сантехника: «хороший сантехник все сделает, уйдет, и вы его даже не вспомните, а работу плохого сантехника вы будете еще долго обсуждать». Так и у нас с «Бухтой» – я не знаю, какие документы я должен заполнять и за что отчитываться. Я просто отправляю ежемесячно по почте суммы доходов и чеки за бензин.
Они нас уверили, что все будет правильно и в срок, и мы можем даже не переживать об этом. Я так и поступаю. И пока все хорошо. Мы же работаем на основе договора. С меня ежемесячно высчитывают 3500 тенге. Я считаю, это вообще недорого.