Спецпроект
Бизнес-импульс
Репортаж

Как эффективно перейти на удаленную работу

Как эффективно перейти на удаленную работу
Голосовать
0

Многие компании в Казахстане в условиях чрезвычайного положения перешли на удаленную работу – непривычную для офисных сотрудников в стране. Как сделать такой переход эффективным? Какие использовать инструменты? Как не отвлекаться от работы, находясь дома и в то же время как не работать сутки напролет? Советуют сотрудники Beeline Казахстан – компании, которая практикует удаленную работу уже несколько лет.

Тахмина Кодири, HR директор Beeline Казахстан:

С прошлой пятницы практически вся наша команда работает дистанционно. Раньше были стереотипы: «кто больше часов просидит – тот больше работает», «для успешной работы нужно сидеть в офисе» и так далее. Современный бизнес строится на идеях, которые приходят в любое время суток, и отдохнувших сосредоточенных сотрудниках. Эффективное управление в режиме BeFlex основано на трех принципах: результативность, доверие и коммуникация. Когда есть стремление не подвести команду, то отдача, вовлечение в общее дело и результат больше. Необходимо делать ставку на командные задания и ставить общие цели. Культура доверия в команде начинается с руководителя. Так, скажем, ставя задачу, стоит давать полную вводную информацию, критерии ее выполнения и коммуницировать с сотрудником на всех этапах выполнения задачи.

Пилот программы BeFlex был запущен в 2017 году на шесть месяцев, на постоянной основе она запустилась в 2018-м. Раньше ей пользовались, например, молодые мамы и папы в декрете и те, кто хотел себе более удобный и гибкий график. На каждом этапе внедрения мы проводили опросы, которые очень важны, чтобы получать обратную связь и постоянно корректировать проект с учетом пользовательского опыта. Сегодняшняя ситуация (с введением ЧП – V.) показала, что мы уже готовы перевести работу в полностью удаленный формат. 78% сотрудников Beeline работают удаленно из домов. Эта цифра меняется ежедневно. Важно понимать, что не все могут работать удаленно, поэтому на таких категориях сотрудников делается особый акцент.

Для сотрудника переход на «удаленку» может стать большим стрессом, равно как и возвращение в офис после удаленной работы. Мы и сами столкнулись с проблемой сопротивления людей. Основными протестующими были наши руководители. Их беспокоило, что без контроля над командой никто ничего не будет делать. Их подчиненные же боялись, например, что удаленная работа станет причиной сокращения зарплат. Ваша задача – сделать сотруднику выход на дистанционную работу (и из нее) простым для восприятия и прозрачным. На каждый вопрос необходимо давать ответ и научить сотрудников и их руководителей культуре обратной связи. Мы разработали большой интересный курс, который проходит в режиме онлайн, с пояснением всех деталей и условий перехода на удаленную работу. Наше кредо: люди важнее, чем процесс.

Турар Оспанов, старший менеджер по облачным продуктам Beeline Казахстан:

Кардинально наша работа не поменялась. Несмотря на то, что мы работаем дома, работа продолжается, как обычно.

В работе из дома есть и плюсы, и минусы. Сейчас я трачу даже больше времени на работу, поскольку сократилось время, которое раньше уходило на пробки, обеденные перерывы и отвлеченное общение с коллегами.

От офиса полностью отказаться, конечно, получится едва ли, но множество сервисов от Office 365 помогают полноценно продолжать работу.

Спрашивать нужно не за время нахождения перед компьютером, а за результат, который сотрудник должен принести в течение дня.

Руслан Ильницкий, руководитель службы по развитию цифровых платформ Beeline Казахстан:

Мы в Beeline достаточно давно живем в режиме удаленной работы. Эта программа называется BeFlex и работает уже около трех лет. Начиналась она как эксперимент, когда можно было любого сотрудника один день в неделю отпустить на удаленную работу. Для этого достаточно было уведомить руководителя о своем намерении поработать удаленно с его согласия. Теперь, для того чтобы это стало возможным, нужно внести соответствующие изменения о том, что это согласовано на уровне политики компании, в трудовой договор сотрудника. Также у сотрудника должно иметься мобильное рабочее место – как минимум, ноутбук. На него устанавливаются все удаленные доступы к корпоративной сети через VPN.

Beeline использует очень много продуктов Microsoft. Наш внутренний корпоративный телефон, мессенджер и все остальное – это Skype for Business. Параллельно мы начали использовать Teams как более продвинутый инструмент. При этом есть доступ к почте, для нее не нужно никаких отдельных доступов. В самом Teams мы имеем возможность подключить любых внешних пользователей по ссылке. Также, по желанию, можно сделать интеграцию Teams с IP-телефонией. Компаниям, которым важны звонки на мобильные и городские номера, дается возможность звонить прямо из программы. Даже когда мы работаем в офисе, у нас нет настольных телефонов – мы пользуемся компьютером с подключенной гарнитурой. Одним нажатием можно позвонить или написать коллеге.

Также создаются общие чаты, как в WhatsApp. С тем отличием, что, если компания использует Teams, чат абсолютно защищен. Это происходит благодаря тому, что используются не внешние сервера, несмотря на то, что это все еще облачные решения. Под компанию выделяется отдельное пространство – так называемый тенант, – в которой находится вся информация компании, включая конфиденциальные файлы. Мы сами уже находились в режиме домашнего офиса, включая нашего СЕО, общались с директорами, часть из которых находилась в Лондоне, часть – в Амстердаме, кто-то сидел в обычном офисе, но мы защищали корпоративную стратегию компании на ближайшие годы через удаленные инструменты. В Skype порядка двадцати пяти высокопоставленных топ-менеджеров обсуждали стратегию компании, зная, что вся информация полностью защищена.

Beeline является официальным «золотым» партнером Microsoft и предоставляет полный комплекс облачных услуг, включая облачный Office 365. Teams от Microsoft бесплатен для всех. Кроме того, хорошая новость состоит в том, что Microsoft по многим тарифным планам продлил пробный период – до шести месяцев. Понятно, что пользователь может пойти и напрямую купить продукты и сервисы у Microsoft. Beeline же может предоставить услуги по миграции архитектуры, когда все находится внутри компании, то есть помогает мигрировать облако. Все общение с компаниями, равно как подключение и настройка, также происходит удаленно – нужды в присутствии на площадке заказчика нет. Администратор создает все в облаке Microsoft и передает готовый, настроенный продукт IT-специалисту из компании.

Допустим, есть маленькая бухгалтерская компания, у которой есть сервер с 1C, внутреннее файловое хранилище и которой при этом нужно уйти на удаленную работу. Собственник бизнеса задается вопросов: что ему нужно для этого сделать? Всю инфраструктуру можно мигрировать на сервисы Microsoft. В этом случае в облачном сервисе создается виртуальный сервер, на него переносится сервер, который стоит в офисе компании, со всеми конфигурациями и настройками. Туда же переносится Exchange – то есть почта, – Word, Excel, Outlook и все прочие лицензии от Office 365. Такие ситуации, когда слышишь «Я буду у рабочего места через два часа и тогда смогу отправить файл», исключаются, потому что все файлы доступны с телефона в OneDrive, откуда удобно отправить файл в почту или Teams. Таким образом, отпадает необходимость в физическом присутствии в офисе всей компании – у них есть средство для защищенных групповых чатов, видео- и аудио-конференций, а также почта и обмен файлами. В работе все останется привычно и по-прежнему, а новые фишки, скорее, облегчают работу, а не усложняют ее. Отпадает необходимость во многих лишних действиях, которые совершаются сейчас. Все, что нужно для работы в удаленном режиме.

На самом деле к этому очень быстро привыкаешь, когда понимаешь, что для разговора с человеком тебе достаточно просто нажать кнопку. Тяжело только первые дни, когда никто тебя не контролирует. Многое зависит от внутренней ответственности и организованности. Важно помнить, что, несмотря на домашние тапочки и халат, ты находишься на рабочем месте, а работодатель тебе за это платит. Скорее всего, в ближайшее время станет актуален вопрос эффективности работы сотрудников. Нахождение в офисе – не гарант эффективной работы. Зато на «удаленке» очень заметно, насколько эффективно и ответственно сотрудник подходит к своей работе. Это своего рода лакмусовая бумажка. Собранный человек одинаково эффективен и в офисе, и дома, и где угодно. Спрашивать нужно не за время нахождения перед компьютером, а за результат, который сотрудник должен принести в течение дня.

Выпускающий редактор

Читайте также
Интервью
Оплата в транспорте может появиться во всех городах, если перестанет встречать сопротивление местных властей
  • 6392
Подробнее
Репортаж
Beeline расширяет возможности автоматизации процессов в бизнесе
  • 4835
Подробнее