• 3891
Стоит ли часто проверять электронную почту?

Рон Фридман, доктор наук, основатель консалтинговой фирмы «ignite80», автор книги «The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace».

Представим такую ситуацию. Каждый раз когда у вас заканчивались запасы чего-либо на кухне — будь-то оливковое масло, бананы или салфетки — вы бы тут же бросали все и неслись в магазин. Сколько у вас времени тогда бы ушло?Сколько бы вы потратили на бензин? И вообще — насколько продуктивно вы бы провели оставшийся день?


Все мы понимаем, что подобный подход не эффективен. Удивительно то, что зная это мы часто выполняем то или иное действие таким образом, что тратим драгоценное время.

Причина, по который мы составляем список продуктов заранее и стараемся как можно меньше ездить в гипермаркет, это стремление избежать лишней траты времени на последующие поездки каждый раз, когда нужно докупить какую-то мелочь. Понимаем ли мы, чего нам на самом деле стоит бросить все и переключиться с одной задачи на другую, чтобы просто удовлетворить внезапно возникший порыв.

Переключение внимания с одного вида деятельности на другой — особенно когда мы проверяем почту, одновременно пытаясь прочесть какой-либо отчет или сделать презентацию — мешает нам концентрироваться и рассеивает внимание. Каждый раз возвращаясь к первоначально выполняемому заданию, нам приходится задействовать ценные когнитивные ресурсы, потому что приходится постоянно переключаться. И все эти затраты времени и сил на подобные «переключания» имеют свои последствия. Исследование показывает, что когда мы полностью погружены в выполнение определенного действия, даже небольшие помехи могут иметь внушительные последствия. Согласно исследованию Калифорнийского университета (город Ирвайн), процесс возвращения к выполнению первоначального или предыдущего задания после перерыва в среднем занимает до 20 минут.

И как показывают многие исследования в этой сфере многозадачность — это не больше, чем миф. Что действительно происходит, когда мы говорим о выполнении нескольких задач одновременно? На самом деле мы просто быстро переключаемся с одного задания на другое. Хотя это лишь снижает четкость нашего мышления и истощает нашу интеллектуальную энергию. Последствия могут быть на удивление серьезными. Проведенный в Лондонском университете Эксперимент показал, что мы теряем 10 пунктов нашего IQ, когда позволяем на первый взгляд коротким по времени действиям прервать наш рабочий процесс — проверяя почту или текстовые сообщения.

Проблема в том, нам нравится выполнять несколько задач одновременно. Нам нравится удовлетворять наше любопытство. Кто знает, что поведает следующее письмо, пост в соцсети или сообщение? А это можно узнать, только если тут же проверишь его. А вот сопротивление какому-либо «вмешательству» и концентрация на выполнении одной задачи напротив требует самодисциплины и душевного усилия.

И все же каждый раз, когда мы переключаем свое внимание, это все равно что мы едем в вышеупомянутый магазин. Эксперт по развитию креативности Тодд Генри называет этот процесс «наказанием на переключение между задачами». Как будто нам приходится платить своеобразный «интеллектуальный» налог, который снижает уровень наших возможностей выполнять работу качественно.

Что же делать?

Один из вариантов — сменить обстановку так, чтобы подальше убрать источник искушения: закрыть почтовый агент или поставить телефон на беззвучный режим. Ведь намного проще концентрироваться на каком-то одном определенном задании, когда не приходится постоянно отвлекаться на всякие внезапно возникающие порывы. Это не значит, что надо полностью отключиться от всего на весь день. Даже просто 30 минут полной концентрации могут значительно сказаться на вашей продуктивности.

Эту альтернативу, которую многие из нас считают нормальной, с другой стороны можно сравнить с ситуацией, когда сидя на диете приходишь в кондитерский магазин. Мы все можем собрать силу воли в кулак, чтобы не предаться искушению. Но это стремление сопровождается огромными затратами нашей и без того ограниченной силы воли.

Еще один достойный внимания подход — это распределять похожие задачи по группам так, чтобы свести время выполнения к минимуму. Вместо того, чтобы планировать телефонные звонки, встречи, административную работу и проверку почты на протяжении всего дня, попытайтесь сгруппировать похожие по типу задачи так, чтобы вам не пришлось часто между ними переключаться. Просматривайте отчеты, записки и статьи друг за другом. Распланируете встречи так, чтобы они шли подряд в определенной части дня. Ведите список административных задач и выполняйте их все на регулярной основе в определенные дни недели. Если это возможно, постарайтесь сократить время на проверку почты и, к примеру, спланировать процесс так, чтобы проверять ее два или три раза в день — например, в 8.30 утра, в 12.00 и в 4.30 дня. Не нужно отвечать на письмо сразу после его получения.

В некоторых сферах деятельности выполнение нескольких задач одновременно неизбежно. Некоторым из нас действительно нужно постоянно быть на связи с нашими клиентами, коллегами и менеджерами. Но компромисс можно найти всегда. И даже маленькие перемены могут иметь больше значение.

Помните, что только в ваших силах сохранить и правильно распределять свои когнитивные ресурсы. Чем больше вы делаете для того, чтобы минимизировать переключение с одной задачи на другую в течение дня, тем больше вы сможете концентрироваться на выполнении действительно важных задач.

Harvard Business Review, перевод с английского специально для Vласти Нины Кузнецовой

Свежее из этой рубрики
Loading...